Электронное согласование: подходы, возможности, преимущества

Обеспечение своевременного и безошибочного согласования документов является одной из ключевых задач для любой компании. Однако большой объем бумажного документооборота, различные формы и форматы документов, необходимость печати и анализа сканированных копий значительно снижают эффективность процесса, что непосредственно влияет на деятельность компании в целом. Каждый знаком с ситуацией, когда неточность или ошибка хотя бы в одной позиции того или иного документа приводит к необходимости повторного согласования, при этом общее время процедуры может увеличиться в 2 раза или более. В итоге из-за ошибок и задержек согласова ния отдельными службами снижается эффективность процесса в целом, сдвигаются сроки выполнения обязательств по документам и, как следствие, возникают сложности при организации работ и управлении ими.

Снижение зависимости от бумажного документооборота, своевременное согласование документов, значительное ускорение процессов согласования и утверждения — это те сложные и комплексные задачи, которые ставит перед собой «Газпром нефть». Переход к электронному документообороту и согласованию является современным и эффективным подходом, который компания активно внедряет в своих структурах. Дирекция по материально-техническому обеспечению и капитальному строительству (МТО и КС) одной из первых инициировала проект по внедрению электронного согласования документов закупки — планов МТО. План МТО — объединенная по различным показателям (материал, количество, дата поставки, грузополучатель и др.) заявка подразделения на закупку материально-технических ресурсов (МТР) — может включать сотни позиций, а на его согласование по сложному маршруту требуется более 1 мес. При этом необходимо распечатать бумажный документ, проанализировать и подписать его, передавая далее по маршруту согласования. Задача была поставлена более чем амбициозная — в максимально короткие сроки (менее 3 мес), полностью перейти на электронное согласование, разработать механизм настройки и корректировки маршрутов согласования с обязательным сохранением хронологии процедуры согласования планов МТО. Внедрение новой системы должно быть выполнено как в корпоративном центре ОАО «Газпром нефть», так и в ее дочерних и зависимых обществах (ДЗО).

Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, в которую вошли представители Дирекции по МТО и КС, специалисты Департамента ИТАТ ОАО «Газпром нефть» и разработчики решения — сотрудники компании ИНЛАЙН ГРУП. Перед рабочей группой стоял ряд сложных задач: необходимость систематизации различных маршрутов согласования, различие подходов к согласованию в разных подразделениях компании, а также большое число заинтересованных участников процесса и, как следствие, множество различных требований к будущей системе. Но важнее всего было решить задачу по бесшовной интеграции нового решения в существующую автоматизированную систему «Управление МТО», реализованную на базе решений SAP ERP. Активная и сплоченная работа проектной команды, максимальное вовлечение в проект заинт ересованных подразделений и ДЗО ОАО «Газпром нефть» позволила выполнить все поставленные задачи в установленные сроки. В рамках проекта было разработано единое унифицированное решение по электронному согласованию планов МТО. Приведем основные возможности решения и особенности бизнес-процесса.

Документ закупки (план МТО) создается в виде электронной заявки в ДЗО, специалист производственного подразделения определяет электронный маршрут согласования с помощью выбора типовых вариантов или конфигурирования нового маршрута. Электронный маршрут определяет для документа перечень пользователей системы, которые выполняют согласование и подтверждают правильность заполнения документа. Каждому лицу, ответственному за согласование, высылается оповещение о поступлении ему документа.

Сотрудник проверяет данные в соответствии с закрепленными за ним функциональными полномочиями и при отсутствии замечаний согласует документ, в противном случае — отклоняет с указанием перечня замечаний.

Ведение хронологии процедуры согласования документов позволяет не только сохранять всю историю согласования, но анализировать время пребывания документа/позиций документа на согласовании у того или иного участника. Таким образом, с помощью системы можно выявить случаи нарушения сроков согласования документов и применить к сотрудникам, затягивающим процесс или не соблюдающим установленные временные рамки согласования, дисциплинарные меры в установленном в компании порядке. Одной из ключевых особенностей системы является возможность для каждого инициатора плана МТО в любой момент времени отследить в системе статус созданного им плана и проанализировать время его нахождения на каждом этапе согласования, оперативно исправить возникающие ошибки, устранить замечания или при необходимости отозвать документ. Это позволило сформировать единый поток электронных документов закупки в рамках единого информационного пространства.

Отметим, что в процессе согласования любого документа принимают участие не только специалисты, но и руководители подразделений ДЗО и корпоративного центра ОАО «Газпром нефть». Особенностью реализованного решения является активное вовлечение в процесс электронного согласования начальников департаментов и директоров дирекции компании, что значительно ускоряет процесс согласования закупочных документов.

Решение по электронному согласованию документов было разработано в течени е 3 мес и введено в промышленную эксплуатацию. Автоматизированная система обладает обширным функционалом и имеет ряд ключевых преимуществ:

— отказ от бумажного документооборота, согласование и эффективные коммуникации между участниками процесса в режиме реального времени;

— полностью прозрачный процесс за счет ведения всех документов в автоматизированной системе и хранения истории согласования документов; при этом информация по каждой операции в режиме реального времени доступна руководителям компании;

— сокращение сроков согласования документов, а следовательно, повышение эффективности процессов МТО в целом в рамках компании.

Важно отметить, что степень автоматизации и прозрачности процессов МТО в ОАО «Газпром нефть» признана одной из лучших в отрасли. Реализация проекта показала, что процесс совершенствования и постоянного улучшения — главное условие развития и высокой эффективности бизнеса компании. Для этого Дирекция по МТО и КС непрерывно развивает IT-составляющую процессов МТО, оптимизируя и улучшая их, поэтапно и комплексно автоматизируя функции МТО, ориентируясь в своей работе на повышение прозрачности и открытости процессов, унификации механизмов работы и увеличение производительности труда сотрудников.