«ИНЛАЙН ГРУП» завершила проект по разработке и внедрению системы учета гарантийных запасных частей для ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус»

Компания ИНЛАЙН ГРУП объявляет о завершении проекта по разработке и внедрению системы учета гарантийных запасных частей (Warranty Parts Tracking System) для ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус» (г. Москва), импортера автомобилей марок Volkswagen, Audi, ŠKODA, Volkswagen Коммерческие автомобили, SEAT, Bentley и Lamborghini в Россию.

Объектом автоматизации являлись процессы движения запасных частей, замененных на автомобилях по гарантии, от дилеров на центральный склад или технический сервисный центр импортера с их последующей утилизацией, списанием или возвратом дилеру, в соответствии с установленными бизнес-регламентами.

Целью проекта было повышение эффективности взаимодействия между дилерами, отделом гарантии, центральным складом и техническим сервисным центром ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус» при реализации процессов гарантийного обслуживания. Для достижения этой цели была разработана и внедрена автоматизированная система учета и контроля жизненного цикла гарантийных деталей.

«Одной из главных идей проекта был отказ от действовавшей ранее практики процессной координации на основе общения сотрудников импортера и представителей дилеров по электронной почте и телефону, а также уход от ручного формирования документов, путем перевода всех процессов в электронную форму», – отмечает представитель ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус».

Созданная система поддерживает унифицированные процессы учета гарантийных запчастей для всех дилеров всех марок, продаваемых ООО «Фольксваген Груп Рус» на территории России . Общее количество деталей, проходящих через систему, составляет более 30 000 каждый месяц.

Исходная информация по гарантийным деталям поступает из смежной системы импортера (SAGA/2), которая содержит, помимо технических данных, информацию о финансовых аспектах гарантийного ремонта (стоимость заменяемых деталей, выплаты дилерам и другую информацию). Специально разработанный интеграционный интерфейс реализует сложную логику обработки данных, гарантирующую качество поступающей в систему информации, несмотря на возможность повторных заявок на гарантийные детали, отката изменений и корректировок значений задним числом в исходной системе.

Сотрудники дилеров выполняют формирование отгрузочных коробов, заполняя их гарантийными деталями со склада дилера по настроенным в системе алгоритмам. Сопроводительные документы прилагаются к описанию транспортных коробов в виде скан-копий. Для обеспечения целостности коробов в процессах транспортировки, система поддерживает сохранение фотографий короба, его содержимого или пломбы на всех этапах упаковки, транспортировки и приемки, что позволяет обеспечить визуальный контроль целостности упаковки и содержимого.

Для быстрого поиска деталей в системе реализован ввод данных со сканера штрих-кодов, что позволяет, отсканировав штрих-код на физической детали мгновенно найти всю информацию по ней в базе данных. В системе реализована автоматическая генерация в формате Excel различных сопроводительных документов (актов списания, акты отправки, акты утилизации и др.). Создаваемые системой документы содержат всю необходимую в данном бизнес-контексте информацию, и полностью готовы для подписания.

Отличительной чертой системы, значительно повышающей удобство ее использования, является реализация модуля workflow, позволяющего описать и настроить все процессы взаимодействия пользователей с системой. Результатом является воплощенная в данной системе идея стартового рабочего стола, объединяющего всю необходимую для конкретного пользователя информацию и задачи на текущий момент времени. Сценарий работы пользователя в системе очень прост: запустить рабочий стол, выполнить каждое действие из предлагаемого системой списка актуальных задач, закрыть систему. При этом всю координацию между пользователями, информационный обмен и контроль за соблюдением бизнес-регламентов выполняет система.

В результате реализации проекта было создано общее для сотен организаций информационное пространство, в котором собирается актуальная информация по составу, характеристикам и статусам гарантийных деталей и транспортных коробов. Процессы движения деталей были строго регламентированы, и контроль за ними передан автоматизированной системе. В результате значительно сократилось среднее время доставки деталей от дилеров к импортеру; детали перестали пропадать из поля зрения, когда ни один из участников процесса не мог сказать, где находится та или иная деталь; значительно сократился объем ручной генерации и обработки информации; практически исчезли ошибки, вызванные человеческим фактором.

Результаты проекта полностью удовлетворили всем требованиям заказчика, и заложили хорошую основу для запланированного дальнейшего развития системы.

«Проект создания системы учета гарантийных запасных частей для ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус» подтвердил высокую квалификацию специалистов ИНЛАЙН ГРУП в области создания заказного программного обеспечения, направленного на решение уникальных задач наших заказчиков. Важно отметить, что в основе большинства заказных решений нашей компании лежит общая прикладная платформа собственной разработки. Использование стандартных, но при этом настраиваемых в широких пределах, модулей платформы позволяет быстро и с гарантированным качеством решать практически любые задачи автоматизации бизнес-процессов», - отмечает Эдуард Гулянский, генеральный директор ЗАО «Инлайн Груп Центр».